O que muda com o SEI

O que muda com o SEI

A Universidade Federal de São Paulo iniciou no dia XX/XX/2016 o projeto voltado à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, software que visa gerenciar toda a documentação administrativa em ambiente virtual. O objetivo é implantar integralmente, até XXXXXXXX de 20XX, solução de sistema eletrônico que elimine ou reduza o uso de papel, que seja simples e intuitivo, que elimine o retrabalho e otimize as rotinas, e que favoreça o trabalho colaborativo.

Para isso, a UNIFESP escolheu o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e escolhido pelo Ministério do Planejamento, para ser a ferramenta de trabalho que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. É uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, de forma online.

A implantação do SEI na UNIFESP é uma decisão institucional, com apoio da alta administração, bem como está alinhada aos instrumentos estratégicos do órgão. O sistema facilitará a tramitação de expedientes, como: memorandos, informações, processos administrativos, e mesmo ofícios, de forma virtual.

De modo geral, cada processo passa por várias unidades, responsáveis por análises, despachos e outras providências. Com isso, o tempo médio de tramitação de grande parte dos processos pode chegar a quase três anos. Experiências de outros órgão que implantaram o SEI revelam que este tempo pode ser reduzido de 40% a 80% como uso adequado da ferramenta.

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