FAQ - Eventos
1) O que é um Evento?
Compreende-se como Evento Institucional (EI) a ação extensionista que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com audiência específica, como divulgação da produção de conhecimento acadêmico, de caráter cultural, artístico, esportivo, científico ou tecnológico, desenvolvido, promovido, conservado ou reconhecido pela Unifesp e assegurado por inscrição individual. Abrange as atividades: congresso, seminário, debate e ciclo de debates, exposição, espetáculo, evento esportivo, festival, fórum, minicurso, performance, reunião científica, campanha, rodas de conversa, similares ou equivalentes.
2) Todo evento da Unifesp é um evento de extensão?
Não. Apenas as atividades que atendem as premissas apresentadas na pergunta 1). Ou seja, se for uma reunião/conversa apenas entre membros da comunidade acadêmica da Unifesp em que não é permitida a participação de pessoas externas não se caracteriza Evento de Extensão.
3) Quem pode propor um Evento?
Servidores e acadêmicos da Unifesp podem propor eventos. No entanto, em Eventos é imprescindível a nomeação de um(a) coordenador(a) e um(a) vice-coordenador(a) como responsáveis técnico-científicos(as), dentre o quadro de servidores(as) ativos(as) em exercício na Unifesp. O(a) coordenador(a) e o (a) vice-coordenador(a) responsáveis técnico-científicos(as) devem atuar em atividades institucionais vinculadas à área de conhecimento da proposta de atividade. No caso de um acadêmico propor um evento, um docente ou técnico administrativo do quadro ativo permanete da Unifesp que atue institucionalmente na área do evento deve atuar como supervisor das atividades.
4) Como faço para propor um Evento?
As propostas de Eventos devem ser cadastradas no Siex - Sistemas de Informações de Extensão. O Siex é acessado pelo link
https://www.unifesp.br/reitoria/proec/siex-frame , utilizando o login e senha da Intranet. Após acessar o Siex clique na opção Evento, preencha o formulário, salve e depois envie-o.
5) Evento pode ter cobrança de taxa de inscrição?
Sim. O(A) proponente do evento deverá encaminhar inicialmente a proposta para a Diretoria Administrativa do Campus para determinação do valor de restituição/recolhimento dos Custos Diretos, Indiretos e de Apoio (CDIA). Somente depois de definido o valor de CDIA, a proposta poderá ser submetida à aprovação da CaEC e posterior credenciamento na Proec. A submissão para aprovação da Caec é feita pelo Siex. O envio da proposta para a Diretoria Administrativa do Campus deve ser feita com, no mínimo, 90 dias de antecedência. Para mais detalhes consulte a Resolução 180/2019 do Consu.
6) Recebo certificados por participar de Evento?
A maioria dos Eventos emitem certificado de participação. No entanto, o Coordenador Responsável Técnico-Científico é quem decidirá se o Evento terá, ou não, certificado de participação. Portanto, pode haver Evento que NÃO emitirá certificado de participação.
7) Recebo certificado por participar da organização de Evento?
A maioria dos Eventos emitem certificado de participação na organização. No entanto, o Coordenador Responsável Técnico e Cietnífico é quem decidirá se o Evento terá, ou não, certificado de organizador. Portano, pode haver Evento que NÃO emitirá certificado de participação na organização de Evento.
8) O que é a inscrição de participantes em Área Restrita?
É o procedimento em que uma pessoa autorizada pela coordenação do evento realiza a inscrição das pessoas participantes via Intranet. Este procedimento implica em coletar os dados pessoais (nome completo, data de nascimento, sexo, endereço completo e se participante possui alguma deficiência ou necessidade especial) e inserir pela Intranet pelo caminho: Intranet > Menu > Unifesp > Pró-Reitoria de Extensão e Cultura > Inscrições Siex - Área Restrita. Caso o evento já tenha sido realizado, solicite à Coordenadoria de Eventos a abertura do sistema para realizar o procedimento. Entre em contato pelo e-mail eventos@unifesp.br.
9) Como faço para solicitar meu certificado?
Os Certificados são impressos de forma Online após o Coordenador responsável Técnico e Científico do Evento fazer a liberação. Para imprimir o certificado acesse a área do participante pelo link https://www.unifesp.br/reitoria/proec/certificado/participacao-em-eventos .Para acessar, utilize o E-mail e senha que você usou para se inscrever do Evento. Após acessar, clique no protocolo de incrição, e depois clique em "Certificado". Caso a opção "Certificado" não apareça, entre em contato com a Coordenação do Evento.
10) Como faço para consultar a autenticidade de um certificado de participação em Evento?
A autenticidade dos certificados de Eventos pode ser confirmada no link https://www.unifesp.br/reitoria/proec/certificado/verificacao-de-autenticidade .
11) Posso propor um Evento em parceria com outras instituições?
Sim. Pode ser necessário firmar a parceria por meio de algum instrumento de administrativo, tais como contrato, convênio, termo de parceria ou carta de aceite entre as partes, dentre outros.
12) Tenho apoio financeiro de outras empresas/instituições. Posso utilizar este recurso para custear as despesas do meu evento sem cobrar inscrição dos participantes.
Sim. A proposta deverá ser acompanhada de Planilha Simplificada de Previsão Orçamentária (PSPO), com a estimativa de arrecadação e utilização dos recursos. O fluxo será o mesmo de um evento com cobrança de taxa de inscrição, tendo seu início com o envio da proposta para Diretoria Administrativa do Campus.
13) O meu evento possui taxa de inscrição. Posso isentar alguns participantes?
Sim. Você deverá observar as normas da Resolução nº 02/2019 do CoEC, a qual dispõe sobre os critérios para isenção de taxas de inscrição, matrícula ou mensalidade para Cursos de Pós-Graduação Lato sensu (Especialização) e Aperfeiçoamento, e Ações Extensionistas como Eventos Institucionais e Cursos de Extensão.
14) Meu evento será realizado fora das dependências da Unifesp. Ainda assim preciso cadastrar a ação no Siex?
Sim. Outras instituições podem ceder o espaço para realização do evento. Caso seu evento seja gratuito, certifique-se que não haverá ônus para Unifesp. Em casos de eventos com cobranças de taxas de inscrição e/ou auxílio financeiro, pode-se alugar o local de realização do evento. Esse custo deverá ser informado na PSPO - Planilha Simplificada de Pevisão Orçamentária.
15) Como faço para reservar um espaço nas dependências da Unifesp para realizar o meu evento?
Cada unidade universitária adota um procedimento para reserva de espaço. Entre em contato com a Diretoria Administrativa do campus onde deseja realizar o evento para mais informações. Caso tenha interesse em realizar o evento nas dependências da Reitoria, você pode consultar a disponibiliade do espaço em agenda.unifesp.br. Nesse caso, sua solicitação será analisada pela Divisão de Serviços Gerais da Reitoria, com anuência da Superintendência Administrativa, caso necessário.
16) Consegui a contribuição de um colaborador após a aprovação da proposta. Posso incluí-lo na equipe?
Sim. Após a realização do evento o proponente terá um prazo de 30 dias para atualizar a equipe de colaboradores. A atualização da equipe de colaboradores é feita no SIEX - Sistema de Informações de Extensão.
17) Como faço para acessar a lista de presença?
Você pode imprimir a lista pelo SIEX. Clique na opção Lista de inscritos e, em seguida, Relação de Participantes em PDF.
18) O que eu faço com a lista de presença após o evento?
Caso o evento tenha certificado de participação, a coordenação do evento deverá registrar as presenças no SIEX - Sistema de Informações de Extensão. O participante somente conseguirá imprimir seu certificado se sua presença for registrada no SIEX. Além de registrar as presenças no SIEX, a lista física deve ser guardada por, no mínimo, um ano, conforme a tabela de temporalidade de documentos públicos.
19) Como faço para autorizar a emissão dos certificados dos inscritos e da equipe organizadora?
A autorização de emissão dos certificados é feita no SIEX - Sistema de Informações de extensão. Para participantes inscritos autorize em Certificado Participantes e a autorização de emissão dos certificados da equipe organizadora e feita na opção Certificado Colaboradores.
20) Posso direcionar as inscrições do meu evento para outro site?
Sim. Nesse caso, você deverá solicitar, no mínimo, as seguintes informações: Nome completo e nome social (se houver), CPF, telefones, endereço, e-mail e área de formação. Esses dados serão necessários para que as inscrições possam ser inseridas em nosso sistema posteriormente.
21) Como faço para divulgar o meu evento na página principal da Unifesp?
A divulgação de eventos na página principal da Unifesp é feita pelo Departamento de Comunicação Institucional - DCI. A solicitação de divulgação deve ser feita via E-mail pelo endereço imprensa@unifesp.br .
22) Como faço para divulgar o meu evento na página principal da PROEC?
A divulgação de eventos na página da ProEC é feita pela Assessoria de Comunicação da ProEC. A Solicitação de divulgação deve ser feita via E-mail pelo endereço comunica.proec@unifesp.br ou acesse o site da Assessoria de Comunicação da ProEC clicando aqui
23) Posso transmitir o meu evento nas mídias sociais?
Sim. Os eventos podem ser transmitidos por mídias sociais. No entanto, é necessário que as pessoas filmadas forneçam uma autorização do uso de imagem.
24) Posso gravar o meu evento?
Sim. Os eventos podem ser gravados. No entanto, é necessário que as pessoas gravadas forneçam uma autorização do uso de imagem e voz. Consulte o Departamento de Comunicação Institucional (DCI) para mais informações.
25) Como faço para obter equipamentos necessários para realização do meu evento?
O próprio proponenente do evento deve prover os equipamentos necessários para a realização evento. Consulte a Câmara de Extensão e Cultura do seu campos para verificar a disponibilidade de equipamentos. A Coordenadoria de Eventos da Pró-Reitoria de Extensão e Cultura dispõe de alguns equipamentos de audio e vídeo. Consulte a disponibilidade para empréstimo.
26) Meu evento está inserido nas atividades de um programa ou projeto de extensão. Como faço para vincular esta informação?
No formulário do cadastro do evento no Siex, responda SIM à pergunta: "Esta ação está ligada a algum Programa/Projeto?" e selecione o Programa ou Projeto que deseja vincular ao evento.
27) Meu evento já se encerrou, mas ainda preciso realizar ajustes na equipe e/ou inserir pessoas que se inscreveram após o encerramento das inscrições. Como devo proceder?
Ajustes na equipe poderão ser feitos até 30 dias após a realização do evento. Após a realização do evento, entre no Siex para fazer os ajustes necessários na equipe. Para realizar a inscrição de pessoas após o período de inscrição, solicite pelo e-mail eventos@unifesp.br com as seguintes informações: Título do evento, código, RF/RA da pessoa responsável pelas alterações, período para realizar as alterações e se será necessário acrescentar mais vagas.
28) Quais informações mínimas obrigatórias devem constar no cadastro do meu evento?
No formulário de cadastro do Siex, os campos que estiverem marcados com o símbolo do asterisco vermelho são de preenchimento obrigatório para enviar a proposta. Caso queira cadastrar gradualmente as informações, os campos assinalados com asterisco azul são de preenchimento obrigatório para salvar o cadastro.
29) Quais cuidados devo ter para cumprir à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)?
Ao realizar um evento, o sistema coleta as informações de pessoas interessadas em participar da ação e que concordaram com o fornecimento dessas. As informações devem ser utilizadas exclusivamente para realização do evento. Então, não compartilhe os dados (nome, e-mail, telefone etc), não utilize as listas para divulgar outras ações. Mantenha a comunicação por e-mail com participantes em cópia oculta para evitar vazamento de dados. Para mais informações sobre a LGPD, acesse o site: https://www.unifesp.br/reitoria/proadmin/legislacao-lgpd
1) Como faço para me inscrever em um evento?
Para consultar e se inscrever nos eventos credenciados pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (ProEC) da Unifesp, acesse a Listagem de Cursos e Eventos da ProEC em https://www.unifesp.br/reitoria/proec/cursos-e-eventos-evento
2) Participei de um evento na Unifesp. Tenho direito a um certificado?
A maioria do eventos dão direito a certificado. Porém, pode haver eventos que não emitirão certificados. A coordenação do evento é quem define se o evento terá certificados, ou não, para participantes.
3) Como faço para obter o certificado de participação em um evento?
Após a coordenação do evento autorizar a emissão dos certificados, acesse o endereço https://www.unifesp.br/reitoria/proec/consultar-inscricao-eventos. Utilize o E-mail e senhas utilizados na inscrição para fazer login. Após fazer login, clique no ícone de certificado. Caso a opção "certificado" não esteja disponível para clicar, entre em contato com a coordenação do evento. As informações de contato estarão disponíveis clicando no título do evento.
4) A minha inscrição foi feita pela organização do evento e desejo obter o certificado. Como devo proceder?
Entre o no link https://www.unifesp.br/reitoria/proec/consultar-inscricao-eventos, clique em ENTRAR e, em seguida em CADASTRE-SE na opção Não tem usuário? CADASTRE-SE e siga as orientações do site. Você receberá um e-mail de validação, caso não localize na Caixa de Entrada do seu e-mail, verifique em pastas de spam, lixo eletrônico, promoções, sociais etc.
5) Como faço para pagar uma inscrição em evento pago?
Quando estiver se inscrevendo em um evento pago, ao final você poderá imprimir um boleto no valor da inscrição ou pagar a incrição com cartão de débito ou crédito. A inscrição somente será confirmada se a confirmação de pagamento for recebida. Você poderá efetuar a inscrição e realizar o pagamento em momento posterior. O prazo para pagamento é de até 2 (dois) dias úteis. Após este prazo sua inscrição é automaticamente cancelada caso o sistema não identifique o pagamento.
6) Tenho interesse em participar de um evento pago, mas não tenho condições de pagar. Posso solicitar isenção?
Sim. No entanto, você deverá observar as normas da Resolução nº 02/2019 do CoEC, a qual dispõe sobre os critérios para isenção de taxas de inscrição, matrícula ou mensalidade para Cursos de Pós-Graduação Lato sensu (Especialização) e Aperfeiçoamento, e Ações Extensionistas como Eventos Institucionais e Cursos de Extensão.
7) Posso pagar minha inscrição com cartão de crédito?
Sim. Ao final da inscrição você terá a opção de pagar com boleto ou cartão de débito ou crédito.
8) Em caso de dúvidas, a quem devo procurar para saná-las?
Entre em contato com a coordenação do evento. Os dados de contato estarão disponíveis no Catálogo de Cursos e Eventos. Caso esteja inscrito no evento e logado na Área de Consulta de Inscrição, clique no título do evento para ser redirecionado para o cadastro com os dados da ação.
9) O certificado de participação em evento da Unifesp equivale a créditos na universidade?
Não. De acordo com a norma adotada por cada curso de graduação na Unifesp o certificado de participação em eventos pode ser utilizado como horas complementares. Consulte o regulamento do curso desejado.
10) Quais cuidados a Unifesp tem em relação aos meus dados e o cumprimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)?
A Unifesp segue em processo de adequação contínua à LGPD para garantir a segurança e privacidade dos dados pessoais de participantes em eventos de extensão. Todos os dados coletados são utilizados exclusivamente para a devida identificação e certificação de participação na ação. Ao realizar a sua inscrição, você concorda com a veracidade dos dados e em informá-los. Sem este consentimento, não é possível prosseguir com a inscrição em nosso sistema. Para mais informações sobre a LGPD na Unifesp visite o site: https://www.unifesp.br/reitoria/proadmin/legislacao-lgpd
11) Estou tentando emitir o meu certificado, mas há um QR Code ao invés da opção para emissão do certificado. O que devo fazer?
A equipe organizadora do evento autoriza a emissão do certificado para participantes que cumprirem os requisitos mínimos de certificação. Cada evento pode definir o(s) critério(s) ou não fornecer certificado para participantes. Em caso de dúvida, consulte a organização do evento. (Veja resposta da pergunta 8 para saber como entrar em contato com a organização do evento)
O que faz um avaliador extensionista?
O avaliador extensionista avalia a relevância do conteúdo da proposta e o seu caráter extensionista.
Quais critérios devo utilizar para avaliar um evento?
O avaliador extensionista deve verificar a pertinência do tema apresentado na proposta com o mérito acadêmico e adequação às normas vigentes na Unifesp e princípios públicos que norteiam a atuação da universidade na relação com a sociedade em seu aspecto extensionista.
Se o evento for pago, eu devo analisar esses critérios também?
Os critérios financeiros para eventos pagos e/ou com auxílio financeiro serão analisados pela Diretoria Administrativa do campus, conforme preconiza a Resolução Consu 180/2019. A análise do avaliador extensionista está relacionada ao mérito acadêmico-extensionista da ação.
Como faço para acessar a área de avaliação de um evento?
A área do avaliador é acessada pelo link https://www.unifesp.br/reitoria/proec/siex-autorizacao-acoes-de-extensao . Para acessar, utilize o usuário e senha Intranet.
Qual o trâmite do evento após minha aprovação?
Após a aprovação do avaliador extensionista, a proposta será encaminha à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura e posteriormente, caso não haja apontamentos, será encaminhada para homologação no Conselho de Extensão e Cultura - CoEC.
Recebo algum certificado de atuação como avaliador extensionista?
A função de avaliador não dá direito à certificado.
Como saber qual ação devo avaliar?
Quando o avaliador acessar a sua área aparecerá uma lista com as ações que deverão ser avaliadas. A forma de distribuição das ações é feita pela Câmara de Extensão e Cultura ao qual o avaliador está vinculado.