Focada na continuidade da reforma iniciada em 2013, a Pró-Reitoria de Administração (ProAdm) pôde consolidar sua atuação na Universidade Federal de São Paulo (Unifesp), especialmente no setor de infraestrutura. Nesse sentido, a criação do Escritório Técnico de Apoio à Gestão e Assuntos Estratégicos (Etagae), naquele ano, permitiu apoiar e orientar a alta gestão da universidade, por meio das câmaras técnicas, em questões relacionadas à administração, gestão pública e direito administrativo.

Anteriormente, a ProAdm acumulava a gestão e desenvolvimento de pessoal e o Departamento de Recursos Humanos (DRH), funções remanejadas para a Pró-Reitoria de Gestão com Pessoas (ProPessoas), criada em 2014. Após a redistribuição de tarefas e responsabilidades com essa e demais pró-reitorias, a Unifesp criou as câmaras técnicas de compras e de orçamentos, além do Grupo de Trabalho de Acompanhamento e Controle da Execução Orçamentária e Financeira. “A criação das câmaras permitiu maior transparência e descentralização dos processos e fluxos para os campi, pois inclui todas as unidades e campi da instituição nas diversas áreas de gestão”.

Seguindo a política de reformulação da ProAdm, foi criado o Departamento de Gestão e Segurança Ambiental (DGA), que por sua vez também criou sua câmara técnica, da qual participam as divisões relacionadas aos campi. Em sua atividade, o DGA tem dado assistência à gestão e elaborado diagnóstico da situação atual e projeções futuras. No ano de 2014, por iniciativa do DGA, o Consu aprovou a Política de Excelência em Sustentabilidade Ambiental (Pensa/Unifesp).

Manuais de gestão agilizam procedimentos 

Decorrentes das necessidades identificadas pelas câmaras técnicas da universidade, os manuais de gestão foram elaborados, também em 2013, com o objetivo de padronizar os procedimentos internos. Tânia Mara, responsável pelo Etagae, explica que eles estão em constante aprimoramento. “Sempre que sai uma nova legislação normativa, novas regras são estabelecidas de um modo geral. A universidade é um organismo grande e complexo, com especificidades em cada campus”.

Outra importância dos manuais está relacionada ao servidor recém-chegado à instituição, pois eles servem como subsídios para o treinamento e aprendizado. Ela cita, por exemplo, o manual de orçamento, que explica detalhadamente como se faz a nota de empenho (documento autorizativo da despesa).

Além das orientações e legislação normativa da área de compras, a Unifesp conta com os manuais de fiscalização de contratos, que orientam as atividades dos fiscais, de gestão orçamentária e gestão financeira, que tratam do fluxo de documentos, entre outros.

Todos os manuais são homologados pelas câmaras técnicas, instância de governança da universidade com ampla representatividade, e refletem a necessidade da instituição como um todo. 

  Sumário do número 14