Decorrentes das necessidades identificadas pelas câmaras técnicas da universidade, os manuais de gestão foram elaborados, a partir de 2013, com o objetivo de padronizar os procedimentos internos. Dessa forma, além de agilizarem os processos, esses manuais funcionam também como ferramentas de controle e segurança, que asseguram padrões de qualidade.

Tânia Mara, responsável pelo Escritório Técnico de Apoio à Gestão e Assuntos Estratégicos (ETAGAE/Unifesp), vinculado à Reitoria, explica que esses manuais estão em constante aprimoramento. “Sempre quando sai uma nova legislação normativa, novas regras são estabelecidas de um modo geral. A universidade é um organismo grande e complexo, com especificidades em cada campus”.

Outra importância dos manuais está relacionada ao servidor recém-chegado à instituição, pois eles servem como subsídios para o treinamento e aprendizado. Ela cita, por exemplo, o manual de orçamento, que explica detalhadamente como se faz a nota de empenho (documento autorizativo da despesa).

Além das orientações e normativas da área de compras, a Unifesp conta com os manuais de fiscalização de contratos, que orienta as atividades dos fiscais, de gestão orçamentária e gestão financeira, que tratam do fluxo de documentos, entre outros.

Como reflexo do sucesso dessa iniciativa, recentemente, a Unifesp foi escolhida para ser a responsável pela coordenação da elaboração de um Manual de Fiscalização de Contratos que será adotado pelas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). “É um passo importante dado pela universidade no aprimoramento da gestão e é fundamental que ele seja ampliado e aprimorado”, finaliza Tânia.

Todos os manuais são homologados pelas câmaras técnicas, instância de governança da universidade com ampla representatividade, e refletem a necessidade da instituição como um todo. Eles constam no site da ETAGAE para consulta, dentro de cada câmara técnica, no link http://www.unifesp.br/reitoria/etagae/camaras-tecnicas.