Por Lauren Steffen

Em setembro de 2021, em meio à pandemia de covid-19 e diante da adesão ao trabalho remoto emergencial, a Pró-Reitoria de Administração (Proadm) da Unifesp implementou um modelo de gestão em rede para a área de convênios da universidade, o que possibilitou a otimização do serviço de forma integrada. A Rede de Convênios é formada por núcleos autônomos e colaborativos para a realização de atividades específicas. Os núcleos recebem demandas de todos os campi e da Reitoria, de acordo com a sua especialidade. Essa estrutura permite o compartilhamento de informações entre os núcleos, garantindo que as equipes estejam atualizadas e alinhadas.

“Na área de convênios, as informações são complexas, truncadas e com múltiplos(as) interlocutores(as). Por isso, a importância da criação de um sistema muito bem integrado e coordenado. Essa abordagem em rede é especialmente adequada em ambientes complexos e dinâmicos, em que a agilidade e a capacidade de resposta são primordiais”, afirma Frank Alves Rodrigues Simões Belintani, diretor de Convênios da Proadm.

Antes da criação da rede, os setores de convênios dos campi realizavam o atendimento das demandas de todas as modalidades de convênios do campus e tramitavam os processos à Coordenadoria de Convênios da Proadm para análise e finalização. Com a implantação do novo modelo de gestão, a análise da proposta de convênio ocorre antes mesmo da abertura do processo administrativo. O Núcleo de Apoio ao(à) Pesquisador(a) (Napes) recebe a solicitação de serviço (chamado), orienta o(a) proponente e identifica a modalidade de convênio a ser celebrado (triagem). Em seguida, encaminha o(a) proponente e a documentação para o Núcleo Especialista (distribuição), que, por sua vez, realiza os procedimentos de celebração do convênio, acompanha a sua vigência e promove ajustes por meio de apostilamentos e aditivos, quando solicitado pelo(a) coordenador(a) do convênio.

Após a conferência da documentação pelo Núcleo Especialista, inicia-se a contagem do prazo de 90 dias para a celebração do convênio. Contudo, esse prazo depende da entrega da documentação e do tempo de resposta dos demais atores envolvidos no processo. “Nas reuniões semanais da rede, as equipes são orientadas à celeridade nos processos através de um acompanhamento diário das tramitações”, pontua Belintani.

Com a implantação da rede, também foram criados os Termos de Ciência e Responsabilidade (TCR) para cada modalidade de convênio, cujo objetivo é garantir a ciência do(a) coordenador(a) das responsabilidades e dos normativos que regem o convênio que se pretende celebrar, conferindo maior segurança ao(à) próprio(a) coordenador(a).

Para colocar o modelo em prática, foram necessárias algumas ações, como o levantamento de competências dos(as) servidores(as) para composição dos núcleos da rede; realização de inventário dos processos de convênios da Unifesp; migração dos processos dos campi para as novas unidades criadas no Serviço Eletrônico de Informações (SEI); criação do portal de convênios; capacitações na área de convênios, entre outras. A criação da rede não exigiu aumento do número de servidores(as), pois os(as) mesmos(as) servidores(as) que atuavam nos setores de convênios dos campi passaram a atuar em rede, subordinados(as) à Diretoria de Convênios da Proadm. Além disso, a mudança ocorreu sem prejuízos aos processos que estavam em andamento, não gerando interrupções na prestação de serviços de convênios à comunidade.

Após a criação da Rede de Convênios, houve um aumento na quantidade de novos convênios celebrados. Segundo levantamento realizado pelos núcleos através dos sistemas institucionais, em 2022, a Unifesp assinou convênios e aditivos na ordem de 56 milhões de reais. Já os contratos fundacionais e seus aditivos atingiram a marca de 14 milhões de reais.

A rede de convênios vem aprimorando de forma contínua os fluxos, os mecanismos de controle e os modelos de documentos existentes, além de participar de novas regulamentações institucionais. Dentre as próximas ações, estão a participação no desenvolvimento do Sistema de convênios que contemple as necessidades institucionais, do Portal de Estágios institucional para disponibilização do cadastro simplificado às concedentes, da proposta de nova regulamentação sobre gestão e fiscalização de contratos que contemple as especificidades dos contratos celebrados com a Fundação de Apoio e da proposta de nova regulamentação de projetos acadêmicos de prestação de serviços.

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