1. O que são dados pessoais?
É qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. (Art. 5º, inciso I).
2. O que são dados sensíveis?
Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural. (Art.5º, inciso II).
3. O que é “tratamento” de dados pessoais?
Toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração (Art. 5, inciso X). (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm).
4. Sou servidor(a) e lido com dados pessoais. O que devo fazer?
O mais importante nesse momento é deixar claro aos titulares o que está sendo feito com seus dados pessoais e não fazer nenhum tipo de tratamento (ver pergunta 3) que extrapole esse objetivo, sem autorização dos mesmos. Em um formulário de coleta na web, por exemplo, procure deixar clara a finalidade de cada informação, ou conjunto de informações, que estão sendo coletadas. Além disso, deve-se ter o cuidado de não compartilhar os dados pessoais aos quais você tem acesso com ninguém, de dentro ou fora da universidade. E por compartilhamento, entende-se: conceder acesso a bancos de dados, enviar e-mails com dados pessoais para qualquer pessoa, tramitar documentos físicos (papel) ou deixá-los acessíveis sem procedimentos de segurança, entre quaisquer outras medidas que você mesmo possa identificar no seu dia-a-dia para proteger os dados com os quais você tem contato. Lembre-se, estamos falando de uma mudança de cultura em toda a universidade e o cuidado com os dados pessoais é responsabilidade de cada um. Boa parte dos vazamentos de dados são causados por erro humano, então, fique atento! Eventualmente, a equipe de adequação da LGPD entrará em contato para melhor orientá-lo sobre as boas práticas a serem adotadas.
5. Sou professor(a) e publico dados de estudantes ou vídeo aulas em meu website. O que muda?
É importante deixar o mínimo de dados expostos, seja em websites, seja em murais físicos. Se há uma lista da turma com as notas dos estudantes que esteja pública, coloque o número de matrícula, ao invés de nome ou CPF, por exemplo. Se há vídeos em que os estudantes estejam expostos, uma alternativa é solicitar seu consentimento por escrito antes de publicá-lo. Contudo, lembre-se de que você deverá manter um arquivo desses consentimentos e de que eles poderão ser revogados pelos estudantes a qualquer momento, então uma alternativa melhor talvez fosse fazer um tratamento na imagem de maneira que aquele estudante não possa ser identificado(a). Lembre-se, nada deve ser feito com os dados dos estudantes sem seus consentimentos. Na dúvida, procure sempre procurar anonimizar os dados com os quais você lida e nunca compartilhá-los com terceiros, seja de dentro ou de fora da universidade.
6. Sou professor(a) pesquisador(a) e coleto dados pessoais e/ou sensíveis, como proceder?
A LGPD não se aplica para fins acadêmicos (Art. 4º, inciso II, alínea b), com exceção dos artigos 7 e 11. Observe o que dizem os artigos:
“Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:
IV – para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;”
“Art. 11. O tratamento de dados pessoais sensíveis somente poderá ocorrer nas seguintes hipóteses:
I – quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas; II – sem fornecimento de consentimento do titular, nas hipóteses em que for indispensável para:
c) realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais sensíveis;
Ou seja, não há problema em coletar esses dados para fins de pesquisa, desde que eles sejam anonimizados. E lembre-se de não compartilhá-los com terceiros. Se você lidera uma equipe de pesquisa, oriente os membros dessa equipe para terem o mesmo cuidado.
7. Como estudante, posso solicitar a exclusão de meus dados pessoais?
O Capítulo III da LGPD trata dos direitos do titular. O Art. 18, inciso VI, diz que um desses direitos é a solicitação da eliminação de seus dados. Contudo, no inciso II do parágrafo 4º desse mesmo artigo, atente para o fato de que o controlador (no caso, a UFU), pode indicar as razões de fato ou de direito que impeçam a execução dessa solicitação. Além disso, diz o Art. 16:
“Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:
I – Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;”
No caso das universidades, o impedimento da eliminação se dá através das seguintes bases legais:
– Lei 8159/1991, Art. 1 : É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm)
– Portaria MEC 1224/2013 , que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior(IES) pertencentes ao sistema federal de ensino. Observe que a tabela no Anexo I desta portaria define prazos de guarda de 100 anos e em alguns casos, até mesmo guarda permanente. (http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_docman&view=download&alias=14911-inpdf&Itemid=30192)
– Portaria MEC 315/2018 , Art. 38: As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJnº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.
(http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_docman&view=download&alias=108221-portaria-315&category_slug=fevereiro 2019-pdf&Itemid=30192)
Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela mencionados no caput, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos. Não podemos, portanto, excluir os dados de nenhum estudante, mesmo que ele já tenha se desligado da universidade.
8. A quem devo fazer alguma solicitação referente aos meus dados pessoais?
Solicitações referentes aos dados pessoais podem ser encaminhadas através da Ouvidoria UNIFESP – www.ouvidoria.unifesp.br
