Síntese do Guia para novos Editores [1], a partir da tradução livre das orientações fornecidas pelo The Committee on Publication Ethics (COPE), organização sem fins lucrativos que tem o compromisso de educar e apoiar publishers, editores e todos os envolvidos na ética da publicação, com o objetivo de consolidar a cultura de práticas editoriais éticas.
Um pequeno guia de edição ética para novos editores
Tornar-se editor de uma revista científica é uma tarefa empolgante, mas assustadora, especialmente se você estiver trabalhando sozinho(a), sem contato diário com colegas editores. Este breve guia tem como objetivo resumir questões-chave e fornecer links para páginas relevantes do site do COPE, bem como de outras organizações.
1. Avaliação inicial da revista quando você assume
Depois de nos familiarizarmos com a mecânica da revista, como o sistema de submissão e cronogramas de manuscritos, de preferência em conjunto com o editor-chefe anterior, recomendamos avaliar as políticas, processos ou práticas de sua revista que podem exigir atenção ou precisam ser revisadas, para que sigam as práticas básicas do COPE. Os periódicos variam nas formas de prevenir ou lidar com questões éticas, dependendo do tamanho da equipe do periódico, dos recursos disponíveis e da disciplina que cobrem. Se você identificar quaisquer questões substantivas que precisam de mudança, esteja ciente de que pode levar um tempo considerável para alterar as práticas da revista.
2. Relações com o editor de saída
O ideal é que haja um período de transferência com o novo e o antigo editor trabalhando juntos. A duração deste período deve ser estabelecida em comum acordo com. Isso deve permitir que o editor que está saindo conclua as submissões com as quais começou a lidar. Você não deve anular as decisões de aceitação do editor anterior, a menos que problemas sérios sejam identificados, como plágio ou fabricação de dados.
3. Relações com os outros editores / conselho editorial
Em algumas revistas, o editor-chefe deverá trabalhar com uma equipe de coeditores. Sua nomeação como novo editor oferece uma boa oportunidade para revisar e confirmar as funções e responsabilidades de todos os editores e equipe editorial, de modo que todos tenham clareza sobre quem faz o quê. A maioria das revistas também possui um conselho editorial, embora seus níveis de atividade e envolvimento variem. Recomendamos que você contate os membros do conselho e discuta suas expectativas em relação a eles (por exemplo, revisando um certo número de manuscritos a cada ano). Com base na resposta deles, você pode descobrir que deseja adicionar novos membros ao conselho editorial, pedir aos membros existentes do conselho editorial que renunciem e / ou que é necessário reestruturar o conselho editorial. Você também pode alterar a direção do periódico ou redefinir seu escopo. Isso deve ser realizado em acordo com os outros editores e a editora que, no caso na Universidade de São Paulo é o Comitê Científico do Programa de Apoio às Publicações Científicas Periódicas. Caso contrário, as decisões editoriais podem ser inconsistentes. Novos objetivos e escopo precisam ser acordados e claramente publicados em qualquer meio que a revista use para se comunicar com os autores, revisores e editores.
4. Gerenciamento de periódicos
As principais práticas do COPE afirmam que uma infraestrutura bem gerenciada é essencial para o sucesso de um periódico. Isso inclui o treinamento apropriado para editores, revisores e equipe e o estabelecimento de políticas para abordar a variedade de questões que são identificadas nas práticas essenciais do COPE ou que de outra forma podem surgir
no processo editorial. Trabalhe com o editor do jornal ou proprietário / escritório editorial para determinar os processos de tratamento das submissões que são os mais eficientes e adequados para a revista.
Sistemas de envio eletrônico podem ser projetados para garantir que os autores forneçam todas as informações necessárias (por exemplo, declarações de autoria, informações de financiamento), mas isso deve ser balanceado com a necessidade de evitar sistemas de submissão complexos que podem ser difíceis de manter e explicar aos autores e pareceristas. Pode ser útil exigir que todos os elementos estejam completos antes que um manuscrito seja enviado para um colega faça uma submissão ou revisão, pois completar detalhes em um estágio posterior pode atrasar a publicação e atrapalhar o cronograma). O editor ou assessor pode considerar ou verificar os seguintes elementos (conforme apropriado):
- Confirmaçã de que os autores leram e compreenderam as instruções aos autores
- Declaraçã de autoria explicando a contribuiçã de cada autor para artigo
- Informações de financiamento
- Declaraçã de interesses concorrentes
- Permissã obtida para uso de material protegido por direitos autorais de outras fontes (incluindo a Web)
- Documentaçã para quaisquer citações de trabalhos nã publicados (por exemplo, artigos na imprensa / comunicações pessoais)
- Informações sobre submissões anteriores a outras revistas (por exemplo, nome da revista, comentários do revisor)
- Confirmaçã de que manuscrito foi submetido exclusivamente ao seu periódico e nã foi publicado, na imprensa ou submetido em outro lugar.
Os periódicos devem adotar e promover uma política de autoria adequada ao campo de pesquisa. Seus procedimentos devem encorajar a atribuição de autoria apropriada e desencorajar autores fantasmas. Eles variam de revista para revista, mas podem incluir:
- Exigir declarações da contribuição de cada indivíduo para a pesquisa e publicação
- Uso de listas de verificação para evitar autoria fantasma. Um breve guia de edição ética para novos editores de maio de 2019 está disponível em: https://bit.ly/2uL8HUx
- Exigir que todos os autores assinem uma declaração de autoria
- Incluir todos os autores nas comunicações (por exemplo, acusando o recebimento de uma submissão), não apenas o autor correspondente
- Especificar claramente os critérios de autoria nas Instruções aos Autores.
As principais práticas do COPE também especificam a necessidade de os editores manterem a supervisão ética das pesquisas publicadas. Se for apropriado para as áreas temáticas cobertas pelo seu periódico, você também pode precisar estabelecer políticas e procedimentos para abordar:
- Detalhes de aprovação ética e consentimento informado para estudos em humanos
- Registro de ensaios clínicos e outros projetos de estudo de acordo com a prática padrão
- Detalhes de aprovação e conduta ética para experimentação animal
- Disponibilidade de dados e o tratamento adequado de dados confidenciais ou informações comerciais proprietárias.
Para estudos em humanos, os regulamentos sobre o tipo de estudo podem requerer aprovação ética, mas variam em todo o mundo. Em alguns países, todos os estudos exigem aprovação ética. O Editor deve determinar como lidar com manuscritos submetidos relacionados a tais estudos. A orientação está disponível no COPE Guidance for Editors: Research – Avaliações de auditoria e serviço: https://bit.ly/2V7XM2Z
5. O sistema de submissão e as comunicações
As submissões eletrônicas geralmente incluem comunicações padronizadas para autores, revisores e outros editores. Se forem específicas para o seu periódico (em vez de usados em toda a editora), o Editor deve revisá-las para certificar-se de que refletem às práticas atuais, consistentes com as Instruções aos Autores e claras. A revisão de cartas padrão de resposta para autores e pareceristas (avaliadores) podem ser revisadas por outros editores, equipe editorial ou editor de texto, de modo a aprimorar os e-mails de comunicação e garantir que a comunicação seja simples e clara.
6. Relacionamento com revisores
Forneça orientação explícita aos revisores sobre o que se espera deles. Diretrizes COPE sobre esse tema estão disponíveis em: https://bit.ly/2xkGTcq . Esta orientação deve ser atualizada regularmente e, conforme aplicável, deve-se consultar ou vincular às Práticas Básicas do COPE (https://bit.ly/2puBdb4). O Editor deveria considerar incluir os seguintes pontos:
- As análises devem ser conduzidas objetivamente
- A crítica pessoal ao autor é inadequada
- Os revisores devem expressar suas opiniões claramente com argumentos de apoio e referências, conforme necessário e não devem ser difamatório ou caluniosos
- Os revisores devem declarar quaisquer interesses conflitantes
- Os revisores devem se recusar a revisar manuscritos nos quais tenham um interesse conflitante resultante de relações competitivas, colaborativas ou outras, ou conexões com qualquer um dos autores, empresas ou instituições ligadas às revistas
- Os revisores devem respeitar a confidencialidade do material fornecido a eles e não podem discutir artigos não publicados (manuscritos) com colegas ou usar as informações em seus próprios trabalhos
- Qualquer revisor que deseja passar uma solicitação de revisão para um colega deve primeiro obter a permissão do editor.
7. O processo de revisão por pares
Adote um processo de revisão por pares que seja apropriado para seu periódico / área de trabalho e recursos / sistemas que seja viável. Você deve pensar sobre o número de revisores a serem usados, se os comentários são anônimos ou assinados, se os nomes dos autores e afiliações são mascarados e se os revisores devem preencher quaisquer
listas de verificação / formulários. O Editor deve ter sistemas para garantir que o material submetido ao seu periódico permaneça confidencial enquanto sob revisão.
Além disso, deve garantir que a revisão por pares seja realizada em tempo hábil para que os autores não sofrer atrasos indevidos. Isso geralmente envolve monitorar o processo regularmente e tentar aumentar eficiência, além de evitar atrasos.
8. Os editores podem publicar em seu próprio periódico?
Embora não deva ser negado ao Editor a capacidade de publicar em seu próprio periódico, ele ou ela devem tomar precauções extras para não aproveitar sua posição ou criar uma impressão de impropriedade. Sua revista deve ter procedimentos para lidar com as submissões de editores ou membros do conselho editorial para garantir que a revisão por pares seja tratada de acordo, independentemente do autor / editor. Também recomendamos que o Editor(a) descreva o processo em um comentário ou nota semelhante após a publicação do artigo. Para mais informações, consulte: https://bit.ly/2OGsPk3 .
9. Práticas éticas e conflitos de interesses
De acordo com o The Committee on Publication Ethics (COPE), ainda que as submissões dos autores devam receber tratamento confidencial e sejam objeto de análise apenas de editores e avaliadores, casos que levem à suspeita de má conduta devem ser tratados com muito cuidado, pois podem incorrer em risco de exposição indevida, rejeição injustificada de artigos ou outros danos à reputação dos autores, especialmente nos casos em que a suspeita pode acabar se revelando infundada. Não é incomum que os autores, em tais casos, aleguem difamação. Em casos extremos, tais alegações podem potencialmente dar origem a ações legais. Nesse sentido, o Comitê Editorial deve estabelecer claramente orientações de avaliação e de resposta aos autores em casos de rejeição ou mesmo de correção de manuscritos submetidos.
Respondendo a possíveis condutas inadequadas / comportamentos inadequados e lidando com reclamações:
Como Editor, você desempenha um papel essencial na preservação da integridade da publicação científica. Isso inclui a responsabilidade de investigar casos de suspeita de má conduta, mesmo em relação a manuscritos que não pretende publicar. É importante que o Editor aja com educação, de maneira justa, mas com firmeza em todos os momentos.
Principais práticas do COPE afirmam que as revistas devem ter procedimentos em vigor para tratar e responder às reclamações, incluindo reclamações anônimas. Ao administrar tais questões, o Editor e os assessores podem querer consultar os documentos do COPE: Documentos de orientação, por exemplo, (https://bit.ly/2YLfDz8).
Os fluxogramas do COPE (https://bit.ly/2FJRNLh) sobre como lidar com reclamações oferecem recomendações de ação, e isso geralmente começa com o contato do autor ou revisor para pedir uma explicação. Essas cartas podem ser difícieis de escrever; não devem acusar autores ou revisores, mas sim declarar os fatos claramente, fornecer evidências e permitir aos autores ou revisores a chance de explicar suas ações antes de chegar a uma decisão.
Se você tiver dúvidas sobre plágio, fabricação de dados ou uma disputa de autoria, você deve (se possível) envolver outros editores (de preferência aquele que estava diretamente envolvido no tratamento do manuscrito) e informar o editor ou proprietário do jornal. Você pode querer consultar os casos discutidos no Fórum COPE, bem como os fluxogramas e outras orientações:
10. Artigos são objetos públicos permanentes
Após a publicação dos artigos, estes se tornam objetos editoriais públicos permanentes e perpétuos em termos de conteúdo e integralidade. Passam a ser propriedade da revista e devem ser preservados, acompanhados e verificados, sempre que surjam quaisquer suspeitas de plágio, uso inadequado de dados ou alegações de má conduta em geral.
Um bom caminho é apresentar textualmente, nas orientações aos autores e avaliadores, os procedimentos que serão adotados em caso de suspeita de má conduta. Quando algum caso surgir, pode-se constituir uma Comissão especial na revista para analisar e deliberar sobre a necessidade de retratações ou correções.
Não se deve despublicar um artigo, nem excluí-lo. Sempre devemos buscar alternativas que respeitem todos os envolvidos na cadeia de publicações: autores, editores, instituições, revistas e autores citantes, etc.
O Editor deve estar sempre disposto a publicar correções, esclarecimentos, retratações e desculpas quando necessário. O COPE produziu orientações sobre retratações https://bit.ly/2TM4Ros. A retração de um artigo não deve ser vista como uma admissão de falha por parte da revista, mas como uma ação responsável para salvaguardar o histórico acadêmico. Certifique-se de que sua revista adote e publique seus procedimentos para considerar as apelações dos autores contra decisões editoriais e para lidar com reclamações (por exemplo, sobre processos de periódicos). Pode ser útil nomear um ombudsman independente para aconselhar sobre reclamações que não podem ser resolvidas internamente.
Referência
The Committee on Publication Ethics (COPE). A Short Guide to Ethical Editing for New Editors. COPE, May 2019. Disponível em:
https://publicationethics.org/files/COPE_G_A4_SG_Ethical_Editing_May19_SCREEN_AW-website.pdf Acesso em: 08 dez. 2020.
