PROCEDIMENTOS – EXECUÇÃO DOS RECURSOS PROAP
(Programa de Apoio à Pós-Graduação)
I – Objetivos Específicos do Procedimento
2.1. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS (ALUNO)
2.2. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS (DOCENTE)
2.3. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO) - ALUNO
2.3.1. Para participação em eventos - ALUNO
2.3.2. Para saída a campo (Ex: pesquisas, coleta de dados etc.) - ALUNO
2.4. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO) - DOCENTE
2.4.1. Para participação em eventos Nacionais - DOCENTE
2.4.2. Para participação em eventos Internacionais - DOCENTE
2.5. Processo para Compra de PASSAGENS
2.5.1. Compra de PASSAGENS AÉREAS
2.5.1.1. Compra de PASSAGENS AÉREAS NACIONAIS
2.5.1.2. Compra de PASSAGENS AÉREAS INTERNACIONAIS
2.5.2. Compra de PASSAGENS RODOVIÁRIAS
2.6. Processo de aquisição de materiais e serviços - Atas de Registro de Preço já existentes
2.7. Processo de aquisição de materiais e serviços – Solicitação de Compras – A Licitar
2.8. Processo de pagamento de Anuidades
3.1. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS
3.2. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO)
3.3. Processo de aquisição de materiais e serviços - Atas de Registro de Preço já existentes
3.4. Processo de aquisição de materiais e serviços – Solicitação de Compras – A Licitar
Considerando que a Portaria CAPES no. 156, de 28 de novembro de 2014, estabelece a normas para a utilização dos recursos para os programas de pós-graduação stricto sensu, disponibilizaremos informações sobre alguns procedimentos para utilização dos recursos orçamentários do PROAP.
De acordo com a Portaria:
Art. 7º Poderão ser custeadas despesas correntes nos elementos e atividades abaixo, discriminados conforme objetivos dispostos no Artigo 1º:
I - Elementos de despesa permitidos:
a) material de consumo;
b) serviços de terceiros (pessoa jurídica);
c) serviços de terceiros (pessoa física);
d) diárias;
e) passagens e despesas com locomoção;
f) auxílio financeiro a estudante; e
g) auxílio financeiro a pesquisador.
II - Atividades a serem custeadas:
manutenção de equipamentos;
manutenção e funcionamento de laboratório de ensino e pesquisa;
serviços e taxas relacionados à importação;
participação em cursos e treinamentos em técnicas de laboratório e utilização de equipamentos;
produção, revisão, tradução, editoração, confecção e publicação de conteúdos científico-acadêmicos e de divulgação das atividades desenvolvidas no âmbito dos PPGs;
manutenção do acervo de periódicos, desde que não contemplados no Portal de Periódicos da CAPES;
apoio à realização de eventos científico-acadêmicos no país;
participação de professores, pesquisadores e alunos em atividades e científico-acadêmicos no país e no exterior;
participação de convidados externos em atividades científico-acadêmicas no país;
participação de professores, pesquisadores e alunos em atividades de intercambio e parcerias entre PPGs e instituições formalmente associados;
participação de alunos em cursos ou disciplinas em outro PPG, desde que estejam relacionados às suas dissertações e teses; e
aquisição e manutenção de tecnologias em informática e da informação caracterizadas como custeio, conforme disposto no artigo 6º.
Art. 8º Será vedado pagamento de pró-labore, consultoria, gratificação e remuneração para ministrar cursos, seminários, aulas, apresentar trabalhos e participar de bancas examinadoras;
Art. 9º Não será permitida a contratação de serviços de terceiros para cobrir despesas que caracterizem contratos de longa duração, vínculo empregatício, contratações que não sejam utilizadas nas atividades fim da pós-graduação ou contratações em desacordo com a legislação vigente;
Art. 10 Será vedado o recebimento concomitante de diárias e auxílio financeiro para o custeio de despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana.
Art. 11 O valor do auxílio financeiro para o custeio de despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias estabelecido para cargo de nível superior, conforme parâmetros fixados em legislação federal vigente.
Art. 12 Será vedado o custeio de despesas de capital.
(Observação: Importante destacar que NÃO podem ser adquiridas licenças de software, pois são caracterizadas despesas de capital).
I – Objetivos Específicos do Procedimento
- Padronizar e aperfeiçoar dos processos;
- Organizar e oficializar atividades;
- Reduzir a possibilidade de erros;
- Permitir a utilização adequada dos recursos;
2.1. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS (ALUNO)
Abertura do processo SEI (denominado Inexigibilidade)
Edital do Evento ou Folder
Estatuto da Associação (ou documento equivalente)
Cronograma do Evento
Atestado de Matrícula (devidamente assinado pelo Coordenador do Programa)
Termo de Referência, com assinatura do elaborador.
Boleto (ou dados para empenho – Razão Social, CNPJ, E-mail, Endereço, Dados Bancários) – Obs: importante ressaltar que o Boleto, mesmo contendo código de barras, precisa conter dados para depósito bancário da própria Instituição organizadora do evento. Para Boletos em que a emissão e o recolhimento são efetuados por Terceiros (Mercado Pago, PicPay, etc.) é necessária consulta junto à Seção de Compras.
Termo de Referência – Solicitação de Inscrição (emitida via intranet), com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento, Fiscal/quem inseriu o documento no processo e Diretor Acadêmico)
Encaminhamentos para Seção de Compras com antecedência mínima de 15 dias antes do evento.
2.2. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS (DOCENTE)
Abertura do processo SEI (denominado Inexigibilidade)
Edital do Evento ou Folder
Estatuto da Associação (ou documento equivalente)
Cronograma do Evento
Declaração do Programa (Carta de Anuência)
Termo de Referência, com assinatura do elaborador.
Boleto (ou dados para empenho – Razão Social, CNPJ, E-mail, Endereço, Dados Bancários) - Obs: importante ressaltar que o Boleto, mesmo contendo código de barras, precisa conter dados para depósito bancário da própria Instituição organizadora do evento. Para Boletos em que a emissão e o recolhimento são efetuados por Terceiros (Mercado Pago, PicPay, etc.) é necessária consulta junto à Seção de Compras.
Termo de Referência – Solicitação de Inscrição (emitida via intranet), com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento, Fiscal/quem inseriu o documento no processo e Diretor Acadêmico)
Encaminhamentos para Seção de Compras com antecedência mínima de 15 dias antes do evento.
- Antes de abrir o processo, verificar com a organização do evento, se eles vão emitir uma Invoice para pagamento via transferência bancária internacional (bank wire transfer). A UNIFESP só trabalha com esta modalidade de pagamento. A UNIFESP não trabalha com cartão de crédito internacional e nem faz reembolsos;
- Abrir processo SEI (denominado INSCRIÇÃO EM EVENTO INTERNACIONAL);
- Incluir documento – Termo de Referência Inscrição Internacional (documento do próprio SEI);
- Anexar no processo, em PDF o Folder e cronograma do evento;
- Anexar no processo, em PDF o resumo do trabalho, se for o caso;
- Anexar no processo, em PDF, atestado de matrícula, para os alunos ou carta de anuência para docentes;
- Anexar no processo, em PDF a INVOICE;
- Afastamento público em Diário Oficial;
- Tramitar para unidade SEI "PROAP-EFLCH" que fará os encaminhamentos para a Coordenadoria de Importação da Reitoria, com antecedência mínima de 20 dias do evento.
Observação: Deve conter todas as assinaturas no Termo de Referência
QUE INFORMAÇÕES/CONDIÇÕES SÃO NECESSÁRIAS?
Invoice ou cotação em moeda estrangeira em papel timbrado, com as informações bancárias completas para pagamento via transferência bancária – bank wire tranfer - (banco, agência, conta, endereço, códigos ABA/SWIFT). Deve conter as condições especiais do serviço como: prazos para envio do pagamento, forma como o serviço será fornecido etc.
A Invoice deve ser nominal à UNIFESP, como segue:
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO - UNIFESP
CNPJ 60.453.032/0001-74
Rua Sena Madureira, 1500 - Vila Clementino - São Paulo - SP - Brasil - CEP 04021-001
2.3. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO) - ALUNO
2.3.1. Para participação em eventos - ALUNO
Abertura do processo SEI (denominado Auxílio Financeiro)
Convite / Aceite do evento
Programação do evento
Resumo do trabalho
Carta de Avaliação de Mérito / Justificativa da participação
Atestado de Matrícula
Comprovante de Inscrição
Carta de Anuência assinada pelo Coordenador do Programa e pelo Orientador
Preenchimento da Proposta de Concessão de Auxílio Financeiro com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico)
Encaminhamentos para unidade SEI "PROAP-EFLCH" com antecedência mínima de 15 dias antes do evento.
2.3.2. Para saída a campo (Ex: pesquisas, coleta de dados etc.) - ALUNO
Abertura do processo SEI (denominado Auxílio Financeiro)
Atestado de Matricula
Carta de Anuência assinada pelo Coordenador do Programa e pelo Orientador
Oficio com o período da saída a campo e justificativa da necessidade
Declaração/concordância do local onde será realizada a pesquisa / coleta de dados (se possível)
Preenchimento da proposta de Concessão de auxilio Financeiro com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico
Encaminhamentos para unidade SEI "PROAP-EFLCH" com antecedência mínima de 15 dias antes do evento.
Obs: para prestação de contas, juntar ao processo o relatório das atividades desenvolvidas.
2.4. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO) - DOCENTE
2.4.1. Para participação em eventos Nacionais - DOCENTE
Abertura do processo SEI (denominado Auxílio Financeiro)
Convite / Aceite do evento
Programação do evento
Resumo do trabalho
Carta de anuência assinada pelo Coordenador e/ou Vice Coordenador do Programa atestando a participação no evento, no caso de participação do Coordenador e do Vice no evento, a carta deverá ser emitida pelo Coordenador da Câmara de Pós-Graduação do Campus)
Comprovante de Inscrição
Preenchimento da Proposta de Concessão de Auxílio Financeiro com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico)
Encaminhamentos para unidade SEI "PROAP-EFLCH", com antecedência mínima de 15 dias do evento.
2.4.2. Para participação em eventos Internacionais - DOCENTE
Abertura do processo SEI (denominado Auxílio Financeiro)
Convite / Aceite do evento
Programação do evento
Resumo do trabalho
Carta de anuência assinada pelo Coordenador e/ou Vice Coordenador do Programa atestando a participação no evento, no caso de participação do Coordenador e do Vice no evento, a carta deverá ser emitida pelo Coordenador da Câmara de Pós-Graduação do Campus)
Comprovante de Inscrição
Afastamento publicado em Diário Oficial
Preenchimento da Proposta de Concessão de Auxílio Financeiro com as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico)
Encaminhamentos para unidade SEI "PROAP-EFLCH", com antecedência mínima de 15 dias do evento.
Consulte os valores na Portaria Capes nº 132, de 18 de agosto de 2016
2.5. Processo para Compra de PASSAGENS
2.5.1. Compra de PASSAGENS AÉREAS
1º. Passo
Solicitar o empenho da despesa através de processo de contratação tramitado para os PPG´s.
Incluir ofício solicitando empenho, com valor e assinatura do Coordenador/Vice-Coordenador.
Encaminhar o oficio para Divisão de Controladoria.
Obs: A Divisão de Controladoria irá emitir o empenho em nome do PPG e irá solicitar o cadastro do empenho no Sistema SCDP, somente depois de cadastrado poderá ser realizado o 2º. Passo. Lembrando, o pedido de empenho deve ser realizado com antecedência.
2.5.1.1. Compra de PASSAGENS AÉREAS NACIONAIS
2º. Passo
Abertura do processo SEI (SCDP: Solicitação de Diárias/Passagens)
Convite / Aceite do evento
Programação do evento
Resumo do trabalho, se for o caso
Carta de anuência assinada pelo Coordenador e/ou Vice Coordenador do Programa atestando a participação no evento, no caso de participação do Coordenador e do Vice no evento, a carta deverá ser emitida pelo Coordenador da Câmara de Pós-Graduação do Campus)
Comprovante de Inscrição, se for o caso.
Carta de Anuência assinada pelo Coordenador do Programa e pelo Orientador, no que couber
Preenchimento do Formulário: SCDP – Solicitação de Diárias/Passagem e as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico). Formulário 100% preenchido.
Ofício de encaminhamento constando o número de empenho a ser utilizado para aquisição da passagem (Para informação sobre o número deempenho e inclusão do teto orçamentário no SCDP, consultar a Divisão de Controladoria).
Encaminhamentos para Coord. Diárias e Passagens REI, com antecedência mínima de 25 dias do evento.
Obs: Não utilizar formulários modelo anterior, gerar sempre um novo formulário SCDP, tendo em vista as atualizações constantes.
Obs: As passagens são emitias pelo SCDP via agenciamento, ou seja, em parceria com a agência de viagens contratada pela Unifesp.
Obs: Atualmente somente a Coordenadoria de Diárias e Passagens da Reitoria está habilitada para receber a solicitação pelo SEI e realiza os procedimentos: acesso ao sistema da agência e compra das passagens aéreas concomitante ao cadastro no SCDP.
2.5.1.2. Compra de PASSAGENS AÉREAS INTERNACIONAIS
2º. Passo
Abertura do processo SEI (SCDP: Solicitação de Diárias/Passagens)
Convite / Aceite do evento
Programação do evento
Resumo do trabalho, se for o caso
Carta de anuência assinada pelo Coordenador e/ou Vice Coordenador do Programa atestando a participação no evento, no caso de participação do Coordenador e do Vice no evento, a carta deverá ser emitida pelo Coordenador da Câmara de Pós-Graduação do Campus)
Comprovante de Inscrição, se for o caso.
Carta de Anuência assinada pelo Coordenador do Programa e pelo Orientador, no que couber
Portaria de Afastamento (Providenciar junto a Divisão de Gestão com Pessoas)
Preenchimento do Formulário: SCDP – Solicitação de Diárias/Passagem e as assinaturas dos responsáveis (Requisitante, Chefia do Departamento e Diretor Acadêmico). Formulário 100% preenchido.
Após colher todas as assinaturas no campus, o formulário SCDP também deverá ser disponibilizado para assinatura da Reitora
Ofício de encaminhamento constando o número de empenho a ser utilizado para aquisição da passagem (Para informação sobre o número de empenho e inclusão do teto orçamentário no SCDP, consultar a Divisão deControladoria).
Encaminhamentos para Coord. Diárias e Passagens REI, com antecedência mínima de 35 dias do evento.
Obs: Não utilizar formulários modelo anterior, gerar sempre um novo formulário SCDP, tendo em vista as atualizações constantes.
Obs: As passagens são emitias pelo SCDP via agenciamento, ou seja, em parceria com a agência de viagens contratada pela Unifesp.
Obs: Atualmente somente a Coordenadoria de Diárias e Passagens da Reitoria está habilitada para receber a solicitação pelo SEI e realiza os procedimentos: acesso ao sistema da agência e compra das passagens aéreasconcomitante ao cadastro no SCDP.
2.5.2. Compra de PASSAGENS RODOVIÁRIAS
NÃO HÁ CONTRATO PARA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS RODOVIÁRIAS.
2.6. Processo de aquisição de materiais e serviços - Atas de Registro de Preço já existentes
O solicitante deverá consultar o sistema de pedidos on-line (intranet) para os materiais ou serviços já registrados, precedida da sigla SRP (Sistema de Registro de Preço):
a) https://intranet.unifesp.br/ > Sistemas Unifesp (Intranet) > Sistemas (no campo pesquisa, busque por "compra" > Solicitações On-Line<br>Materiais<br>Importação/Compras<br>Animais e <br>Transporte
b) Acesse: SOLICITAÇÕES DE COMPRAS/SERVIÇOS NACIONAIS, IMPORTAÇÕES E INSCRIÇÕES
c) Clique em "Compras e Serviços Nacionais" e, em seguida, busque no campo "Parte da Descrição" o objeto ou serviço desejado. Habilitar "Permitir atas de outros campi" para expandir a pesquisa.
Observação: a utilização de uma Ata de Registro de Preços de outros Campi só será permitida com autorização prévia do respectivo Campus e aceitação da empresa para mudança do endereço de entrega. As atas estão identificadas no sistema com as siglas do respectivo Campus, tais como CBS (Campus Baixada Santista), Diadema, SJC (São José dos Campos), Guarulhos, dentre outros.
d) Pesquise a ata desejada
e) Preencher o pedido
Preencher o pedido, indicando corretamente o recurso a ser utilizado (PROAP), finalizar e encaminhar para Seção de Compras que irá incluir no respectivo processo de aquisição.
Destacamos que, quando forem utilizadas as atas de registro de preços vigentes, não será necessária a apresentação de orçamentos de referência, tendo em vista que a licitação foi previamente realizada.
2.7. Processo de aquisição de materiais e serviços – Solicitação de Compras – A Licitar
Na página do campus temos as instruções para os processos de compras (clique aqui).
2.8. Processo de pagamento de Anuidades
Não é permitido.
Encaminhar para unidade SEI "DEPTO ADMINISTRATIVO - GUA".
Os processos com recurso PROAP/PNPD seguirão os seguintes trâmites:
3.1. Processo para o pagamento INSCRIÇÃO EM EVENTOS / CURSOS / CONGRESSOS / SEMINÁRIOS
Recebimento do processo na Seção de Compras
Análise dos documentos em conformidade com os procedimentos estabelecidos no item I e também no anexo I
Controle compartilhado com a Direção Administrativa e Controladoria do campus
Solicita indicação Orçamentária para Controladoria
Seção de Compras abre a dispensa de licitação.
Certidões (SICAF, Certidão Trabalhista, Certidão Estadual, CND e FGTS)
Consulta ao PGC – Item deve constar no PGC (Planejamento e Gerenciamento de Contratações)
Inclui as Portarias de Delegação de Competência
Outros documentos necessários
Cadastro da Dispensa
Gera Resultado de Licitação RL
Encaminha para empenho
Inclui documento de liquidação
Encaminha para Controladoria
3.2. Processo para o pagamento AUXILIO FINANCEIRO (DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO)
Recebimento do processo na unidade SEI "PROAP-EFLCH"
Verifica se estão inclusos todos documentos conforme os procedimentos estabelecidos no item I e também no anexo I
Controle compartilhado com a Direção Administrativa e Controladoria do campus
Encaminhamento para controladoria emitir empenho
Inclui documento de liquidação com assinatura do Coordenador do Programa
Pagamento efetuado o processo deverá ser encaminhado para o requisitante
3.3. Processo de aquisição de materiais e serviços - Atas de Registro de Preço já existentes
O Requisitante deve consultar o Fiscal da Ata, recebendo autorização, poderá efetuar o Pedido de Compra. Obs: A consulta pode ser por e-mail, no qual deverá ser juntada ao Pedido de Compra para envio à Seção de Compras.
O requisitante deve solicitar a Seção de Compras acesso ao processo de aquisição para inclusão do pedido de compras, incluir o pedido com as assinaturas necessárias.
3.3.1. Materiais de Consumo:
O requisitante deve consultar a Seção de Compras sobre existência de saldo, solicitar o acesso ao processo para inclusão do pedido de compras.
Seção de compras solicitar o empenho das despesas.
A emissão de Ordem de Fornecimento deverá ser combinada com o requisitante para que o mesmo possa acompanhar e receber juntamente com o Setor de Almoxarifado
3.3.2. Serviços:
TRADUÇÃO / DIAGRAMAÇÃO / EDITORAÇÃO
O Requisitante deve consultar o Fiscal da Ata, recebendo autorização, poderá efetuar o Pedido de Compra. Obs: A consulta pode ser por e-mail, no qual deverá ser juntada ao Pedido de Compra para envio à Seção de Compras.
O requisitante deverá solicitar por e-mail para Seção de Compras que emita Ordem de Serviço referente aos serviços que necessita contratar.
O processo deverá ser acompanhado pela Seção de Compras para atualização do controle compartilhado.
Recebidos os serviços e estando “de acordo”, o requisitante solicitará a emissão da nota fiscal, deverá incluir no processo, atestar, colocar o Formulário LIQUIDAÇÃO – SOLICITAÇÃO IV (disponível no SEI) e encaminhar para Controladoria’.
3.4. Processo de aquisição de materiais e serviços – Solicitação de Compras – A Licitar
Instrução do processo, conforme orientado no item 2.7
Prazo para solicitar a contratação: janeiro a maio
Procedimentos para pagamento de auxílio financeiro diário Recursos Capes
Documentos SEI
TERMO DE REFERÊNCIA
Processo nº 23089.xxxx/xxxx-01
OBJETO
Pagamento de inscrição para apresentação no "GT28 - Narrativas, disputas e representatividade no sistema das artes: abordagens multidisciplinares", para compor a programação oficial do 44º Encontro Anual da ANPOCS.
JUSTIFICATIVA DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO
A ____________________é docente do Programa de Pós-Graduação _______________ __________________________________________________________________________________.
CLASSIFICAÇÃO DOS BENS COMUNS
Os bens a serem adquiridos enquadram-se na classificação de “bens comuns”, nos termos da Lei n.º 10.520 de 2002.
ENTREGA E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DO OBJETO
Não se aplica
OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
São obrigações da Contratante:
Realizar o pagamento da inscrição.
OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
Promover as Mesas-Redondas, Grupos de Trabalhos e os Simpósios, conforme programação do Evento
DA SUBCONTRATAÇÃO
Não se aplica
DA ALTERAÇÃO SUBJETIVA
Não se aplica
DO CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO
Não se aplica
DO PAGAMENTO
O pagamento será realizado conforme boleto e/ou dados encaminhados para empenho das despesas, anexo ao processo.
DO REAJUSTE
Não se aplica
A GARANTIA CONTRATUAL DOS BENS
Não se aplica
DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
Não se aplica
ESTIMATIVA DE PREÇOS E PREÇOS REFERENCIAIS
O custo estimado da contratação é de R$ 353,00 (Trezentos e cinquenta e três reais).
RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS
Os recursos para cobrir as despesas decorrentes desse processo, são oriundos do orçamento da CAPES PROAP, onerando a FONTE: ________ - PROGRAMA: ______ e NATUREZA DE DESPESA: _____.
